Elementami systemu identyfikacji wizualnej wykorzystywanymi w działaniach promocyjnych są identyfikator herbowy oraz znak promocyjny.

Niedozwolone jest wykorzystywanie elementów Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy do celów komercyjnych. Oznakowanie m.st. Warszawy nie może być używane na materiałach informacyjno-promocyjnych m.in. na gadżetach, ulotkach, plakatach, billboardach, reklamach w mediach oraz na stronach internetowych firm i podmiotów komercyjnych, jeśli przy realizacji projektu lub przedsięwzięcia dany podmiot lub firma nie współpracuje z Urzędem m.st. Warszawy.

Identyfikator herbowy może być wykorzystany do sygnowania materiałów promocyjnych w określonych przypadkach. Wykorzystuje się go przede wszystkim przy projektach dofinansowywanych przez Unię Europejską.

Identyfikator herbowy m.st. Warszawy jest zastrzeżonym znakiem towarowym m.st. Warszawy.

W działaniach promocyjnych używamy tylko znaku promocyjnego m.st. Warszawy. 

Biura, dzielnice oraz jednostki zobowiązane są do stosowania oznakowania zawartego w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej. Tworzenie nowych znaków jest niedopuszczalne. Podczas realizacji przez biura, dzielnice i jednostki przedsięwzięć, takich jak np. "Zima w Mieście", "Noc Pragi", czy "Wianki nad Wisłą" należy stosować znak promocyjny przedstawione w Katalogu SIW m.st. Warszawy. Indywidualny charakter projektu można wyodrębnić w materiałach promocyjnych za pomocą charakterystycznej grafiki czy szaty graficznej.

Znaku promocyjnego należy używać zgodnie z zasadami zawartymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej. Niedozwolone jest dodawanie, usuwanie lub modyfikowanie elementów składowych znaku promocyjnego, w tym zmienianie proporcji, przestawianie elementów, czy kadrowanie obrazu. Najczęstsze przykłady użycia form niedozwolonych ilustruje Katalog SIW m.st. Warszawy, str. 1.37 - 1.40. Wyjątki związane z użyciem np. wykadrowanego znaku Warszawy dotyczą projektów materiałów promocyjnych, str. 3.36-3.56.

Zasady oznakowywania projektów:

• Biura i Dzielnice m.st. Warszawy - znak wraz z polem ochronnym umieszczany jest w lewym górnym lub lewym dolnym rogu szablonu. Zasady sygnowania materiałów informacyjnych i promocyjnych m.st. Warszawy: Katalog SIW, str. 1.28 - 1.30.
• Instytucje m.st. Warszawy - znak wraz z polem ochronnym umieszczany jest w prawym górnym rogu.  Zasady sygnowania materiałów informacyjnych i promocyjnych: Katalog SIW, str. 1.31.
• W materiałach informacyjnych i promocyjnych dla projektów dofinansowywanych z Unii Europejskiej należy stosować znak będący połączeniem identyfikatora herbowego ze znakiem promocyjnym, jako znak identyfikujący miasto.  
• Organizacje pozarządowe oraz inne podmioty realizujące zadania finansowane lub współfinansowane ze środków m. st. Warszawy zobowiązane są do informowania o tym fakcie, w określonej formie - poprzez użycie odpowiednio opisanego znaku promocyjnego.
  Zasady zastosowania znaku promocyjnego przy projektach finansowanych i współfinansowanych przez m.st. Warszawa.
• W komunikacji wydarzeń objętych honorowym patronatem Prezydenta m.st. Warszawy stosowany jest identyfikator herbowy patronatu honorowego Prezydenta m.st. Warszawy. 

Opis roli miasta stołecznego Warszawy w projekcie:

• Organizatorem (partnerem, współfinansującym) nigdy nie jest Urząd, a zawsze miasto stołeczne Warszawa (dzielnica).
• Miasto (dzielnica) nigdy nie występuje w roli sponsora.
• Niedopuszczalny jest zapis "Projekt zrealizowany na zlecenie m.st. Warszawy". Preferowane określenie to "Projekt finansowany" lub "Projekt współfinansowany".
• Nie należy stosować długich opisów roli m.st. Warszawy. Zamiast określeń "Wspieramy rozwój rodzicielstwa zastępczego" lub "Partner strony internetowej" należy użyć określeń: "Partner projektu" lub "Partner".
• W przypadku wspólnych przedsięwzięć lub projektów finansowanych przez miasto, wytyczne dotyczące oznaczenia roli m.st. Warszawy określane są w zawieranych umowach. W takich sytuacjach opis roli miasta musi być zgodny z zapisami umowy.

Projekty materiałów promocyjnych i informacyjnych zawierających elementy systemu identyfikacji wizualnej m.st. Warszawy należy nadsyłać do akceptacji Biura Marketingu Miasta, na adres gm@um.warszawa.pl